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La durée de conservation des documents comptables

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La durée de conservation des documents comptables

La conservation des documents comptables est une nécessité. Ce qu’il faut savoir principalement à ce propos est que tout document émis ou reçu par l’entreprise pendant l’exercice de son activité doit être conservé. Cette conservation se fait en respectant des durées minimales. Tout dépend en fait des types de documents. Malgré ces durées minimales, l’entreprise peut conserver certains documents plus longtemps en optant pour un archivage complet. Une chose est sûre, des délais de conservation sont imposés aux entreprises afin que celles-ci puissent permettre à l’administration de faire des contrôles en cas de nécessité. Cela est envisageable pour vérifier certaines informations du passé. Seuls les documents comptables peuvent apporter la preuve recherchée dans une affaire, d’où l’importance de les conserver précieusement.

Conservation des documents comptables : une obligation légale

Sachez que c’est la loi qui vous oblige à conserver vos documents comptables. Elle vous demande surtout de le faire en vous fiant à une durée déterminée d’avance afin de respecter divers objectifs. En cas de contrôles de vos comptes par l’administration, c’est la présentation de certains documents qui pourront permettre de comprendre une situation donnée. La conservation n’est donc pas une opération fortuite puisqu’à tout moment, un élément de la documentation stockée peut aider à expliquer ce qui s’est passé dans le parcours comptable et fiscal de votre entreprise.

La conservation des documents comptables est une obligation légale qui a aussi pour objectif de protéger l’entreprise et ses clients. Le service d’archivage physique d’Arcalys propose des prestations dans ce sens. Une variété d’offres est élaborée afin de satisfaire tous les besoins en matière d’archivage physique. Si un litige déclenchait entre les deux parties, c’est la présentation de certaines pièces, telles qu’une facture ou un devis, qui permettra de situer les responsabilités.

Durée de conservation générale des documents comptables

Une chose est de conserver ses documents comptables et une autre est de le faire en parfaite connaissance de la durée légale de conservation. Si vous gardez les papiers liés à votre comptabilité pendant une certaine période et les détruisez alors que le délai légal d’archivage n’est pas encore arrivé, c’est comme si vous n’avez rien fait. Ce qu’il faut savoir est que généralement, pour la plupart des documents comptables, la durée minimum de conservation est de 10 ans. Mais il est bon d’indiquer l’existence de plusieurs différences concernant la date à partir de laquelle le délai de conservation commence à courir. Par exemple, pour les livres comptables, comme le grand livre et le livre journal, c’est dès la clôture du livre que démarre le délai. S’il s’agit des documents qui concernent les comptes annuels, comme le bilan, le compte de résultats et les annexes, le délai court à partir de la date de clôture de l’exercice.

Durée de conservation des documents fiscaux et sociaux

Il y a des durées spécifiques à considérer pour la conservation de certaines catégories de documents produits durant l’activité comptable de l’entreprise. Concernant l’archivage des documents fiscaux relatifs à l’impôt sur le revenu, les impôts directs locaux, l’impôt sur les sociétés, les BIC et les taxes sur le chiffre d’affaires, notez que la loi oblige le respect d’un délai de 6 ans. Quant aux documents sociaux, la durée de conservation est généralement de 3 ans ou de 5 ans. Comme exemples de documents sociaux à conserver pendant 3 ans, il y a les documents en lien avec la taxe sur les salaires, ceux en rapport avec les charges sociales et la paperasse concernant la comptabilisation des jours de travail des salariés. Ce même délai est à respecter pour la conservation des rapports du conseil d’administration ainsi que ceux des commissaires aux comptes. Quant à la période de conservation de 5 ans, il est bon d’en tenir compte pour l’archivage des bulletins de paie et des documents relatifs aux contrats de travail, aux indemnités, aux primes et aux soldes de tout compte et régime de retraite. Le respect du délai de 10 ans est imposé pour les documents en rapport avec les accidents du travail.

Durée de conservation des documents commerciaux et civils

Pour les documents commerciaux et civils que vous avez eu à gérer lors de l’exercice comptable, la durée de conservation peut être de 2, 3, 5 ou 10. Par exemple, les polices d’assurance se conservent pendant 2 ans. Les déclarations en douane s’archivent durant 3 ans. Les documents de transport de marchandises et les contrats signés dans le cadre d’une relation commerciale doivent être gardés sur une période de 5 ans. Et les contrats conclus par voie électronique dont la valeur dépasse 120 € se conservent sur 10 ans.

Le recours à un spécialiste de l’archivage physique pour conserver vos documents comptables

Si vous ne conservez pas vos documents comptables en respectant les délais légaux, vous risquez des sanctions. L’article 1734 du Code général des impôts indique à cet effet qu’une amende de 5 000 € est applicable lorsque les documents ne sont pas archivés ou quand ils sont détruits avant les délais prescrits. Pour bien faire les choses, il est préférable de contacter un spécialiste de l’archivage physique. Avec un tel professionnel, vous pouvez être sûr que les conditions seront réunies pour que vous puissiez retrouver vos documents en parfait état.

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