Plusieurs normes ont été établies afin de régir l’archivage des documents papier et numériques. Le respect de celles-ci est indispensable pour que les dossiers conservés restent authentiques et ne perdent pas leur valeur. Toutefois, les normes n’ont pas de caractère directement contraignant, comme c’est le cas des textes de loi. Mais elles permettent d’améliorer les pratiques professionnelles dans le domaine de l’archivage. On peut dire que la norme n’est pas la loi, mais c’est une nécessité de la respecter, car elle donne accès à une certification. La norme permet de considérer certaines règles pour archiver les documents papiers et numériques dans d’excellentes conditions.
La mise en place de normes pour respecter les règles de base de l’archivage
Dans l’ouvrage d’Antoine Meissonnier « L’archiviste, les normes et le droit », sont mises en avant les règles de base de l’archivage. On retient surtout que les normes qui existent dans l’univers de l’archivage ont été créées pour que les professionnels archivent leurs documents en tenant compte de certains principes. Le but est de réaliser un classement efficace, utile et durable de l’ensemble de ses documents.
Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, vous serez forcément confronté, à un moment donné, à la problématique de l’archivage de vos documents. Pour les gérer idéalement, vous devrez suivre des procédures de classement qui ont été définies par l’expression « Records Management ». Celle-ci a pour fonction de bien organiser et gérer tous les documents qui sont indispensables à la conduite pérenne de l’activité de l’entreprise en ne perdant pas de vue les règles de base fixées par les normes. À la fin, il faut que les documents archivés soient accessibles à tout moment. Le Records Management accorde une grande importance aux durées légales de conservation. Aussi, les procédures sont pensées de manière qu’il n’y ait pas de problème au niveau de la traçabilité et du classement des dossiers. Un pan non négligeable de la démarche est la communication des documents archivés en cas de nécessité.
La considération du Records management est conseillée pour faire de l’archivage en s’appuyant sur les normes actuelles. Notez que ce système de gestion est lui-même encadré.
Normes françaises et européennes d’archivage
Plusieurs normes, aussi bien françaises qu’européennes, ont été mises en place pour que l’archivage des documents se fasse en respectant certaines règles. L’une des plus connues est la norme AFNOR NF Z42-013. Elle met en avant des spécifications qui concernent la conception et l’exploitation de systèmes informatiques dans le but d’assurer la conservation et l’intégrité des documents conservés dans les systèmes en question. Il s’agit d’une réglementation française qui a été transposée sur le plan international. On y perçoit les procédures techniques et organisationnelles qu’un système d’archivage électronique doit suivre afin de capturer, stocker, consulter, éliminer et restituer des documents électroniques. Et il est impératif que tout ceci se fasse dans des conditions qui assurent leur intégrité dans le temps, en conservant leur valeur probante. L’adaptation internationale de cette norme est l’ISO 14641-1.
Sur l’échelle européenne, le règlement e-IDAS est une norme qui considère la conservation électronique des documents comme un service de confiance. Il doit répondre aux exigences d’une conservation de longue durée en se fiant aux prérequis européens. Mais il est établi la nécessité d’appliquer la garantie d’intégrité avec d’autres services de confiance, comme la signature électronique qualifiée et le cachet électronique qualifié. Une réaffirmation de cette intégrité dans le temps s’impose à partir de l’horodatage. La validité technologique de la signature ou du cachet est étendue par cette procédure et réaffirme la garantie d’intégrité du document archivé. À l’instar des autres normes, le règlement e-IDAS permet à l’archivage des documents de se faire avec précision.
Lire aussi : La durée de conservation des documents comptables